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项目秘书有感
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作者：洪云·奇创项目秘书 点击：
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秘书工作相对于技术人员来说压力较小，是一种简单而需规范的工作。记得中国旅游报主编邵总来公司召开讲座时他说过一句话：往往最简单的事情反而最难做得好。所以我们要把复杂的东西做成简单的，简单的做完美。
对于“秘书”一职，通用的解释是：“秘书”是一种与领导者保持尽量小的空间的职务，是专门提供以文字材料处理为主要特征的信息和其他事务服务的行政人员。这个定义主要是从职能角度来解释的。从这个角度出发，秘书应该是帮助上司处理事务工作的服务人员，即能使上司专心致志地从事本职工作的辅助人员。项目秘书更是如此，以项目为核心，积极配合项目董事、项目经理、项目组成员进行项目每阶段所要完成的工作。
一个能力强、受信任的秘书是老板或上司的左右手，可以说，每个公司都需要这样的人。
那么，如何做一个成功的秘书？
首先，并不是所有的人都适合从事秘书职务。秘书必须细心、主动、周到、忠诚，热爱公司的行业，喜欢公司的企业文化及工作氛围，一切为公司的利益着想。所以，在担任秘书职务期间，对于个人的职业选择要有一个全盘的规划，明确自己的奋斗目标和工作计划，热爱这个岗位，热爱这个职业，当然要看跟自己的性格、兴趣以及期望是不是相符。
其次，秘书必须要清楚地知道自己的身份。秘书也可以期待当“将军”，但是除非机遇从天而降，做好本职工作之外可介入项目，参与项目培训学习专业知识，也许哪天你将会成为优秀的规划策划人员或具备一定的策划专业能力。秘书工作带有很强的服务性质，态度温和，方法得当，所以心态不正将会影响工作效率和工作质量。此外，在与其他同事相处的时候，谦和是很重要的品质，狐假虎威的秘书让人讨厌，会给事务的处理带来阻碍。
再次，秘书是处理事务工作的，所以要永远“对事不对人”。如果上司将一件工作全权交给另一个人来做，并要求秘书辅助此事的话，那么秘书要做的就是服从这个项目主管的命令，全力协助他处理好事情，而不是时不时地向上司打小报告。如果连项目主管都夸奖你是一个得力助手，你这个秘书的角色就算扮演好了。
接下去，秘书不是决策者，不能随意“做决定”。
最后，主动细心是一个成功秘书最重要的条件。一个好秘书一定知道什么事情是重要的，哪些细节会给上司带来帮助，哪些是需要提醒项目经理来完成的……
要做一个好秘书，多方位的能力是很重要的，比如速记、文案，理解能力、沟通能力、亲和力、应变能力、还有一定的语言能力等等。把握好保密原则也是一个好秘书的基本素质之一。
以上是“成功秘书”的基本素质。那么作为旅游咨询运营机构的项目秘书要做些什么？他该具备哪些专业素质？如何进行项目管理？就项目秘书工作而言要把握好以下几个阶段：
市场项目开始阶段
在互联网信息时代，凭借《景界》期刊的影响力，越来越多的客户了解奇创，关注奇创。我经常接到客户打来的电话说：我们通过《景界》杂志了解到奇创，××局长××市长推荐你们奇创，看过你们做过××项目……等等，每当这个时候我的心情总是温暖的，同时将这些客户的信息在备注栏中作上记号。无论是客户找到奇创，还是我们看到的招标信息，无论是有合作意向的项目，还是前期沟通没有碰撞出火花的项目，秘书需要积极配合市场专员将客户资料、联系方式与客户的核心需求登记到数据库中，经常更新，保持跟进服务。
“战争时期”项目启动阶段
苦并快乐的时期。在项目签订合同前也就是项目市场阶段，一般的项目需要经历一段时间的磨合，碰撞，而往来信息的登记需要秘书与市场专员或相关负责人交接，做好登记。在签订项目服务合同书后，秘书的职责是要督促项目经理做好项目风险评估、项目质量计划书、项目任务下达书、现金流预算，获取项目号方可执行财务制度进行项目借款、安排出差、建立项目文件夹。
项目进行时，根据项目管理制度项目组成员需要将过程文件及资料放入相应的项目文件夹，在这里秘书需要起到督促的作用，做到有备无患，在任何时候任何人能够时刻关注到项目的进展。每个项目的周期比较短，在项目进行过程中需要进行多次的头脑风暴，每个人都慷慨激昂，发表观点，激发创意；也有思绪低落、郁郁寡欢的时候，也有汇报后专家给予肯定赞扬评语时的喜悦心情，也有客户将我们的方案应用到实际中的成就感。
辛苦与喜悦并存。我们在建设档案方面更加需要规范化，规范的项目文件夹模板包含以下主要内容：
项目管理(包括合同管理、信息管理、进度质量控制、财务管理、团队建设、项目秘书文件；资料收集；业务纪要；协作资讯；临时文件；专题研究；提案报告；归档成果；工作沟通)。这个需要项目经理与项目秘书来共同建设、督促，完善项目管理制度，形成良好的习惯，提高工作效率。
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